Γιατί τα γραφεία εταιρικών υπηρεσιών στην Κύπρο μεταφέρουν τα μητρώα πελατών στο Ekvi

Ένα γραφείο εταιρικών υπηρεσιών που τηρεί μητρώα για πενήντα ή διακόσιες κυπριακές εταιρείες έχει ένα επαναλαμβανόμενο πρόβλημα: να ξέρει σήμερα ποιος πελάτης καθυστερεί σε τι. Κάθε μητρώο μπορεί να είναι σε τάξη, σε υπολογιστικό φύλλο, σε φάκελο αρχείων Word ή στο μυαλό ενός πρώην υπαλλήλου. Ο οδηγός εξηγεί γιατί τα γραφεία μεταφέρουν μητρώα στο Ekvi και τι πρέπει να ελέγξουν πριν το κάνουν.

Μία εικόνα για όλους τους πελάτες

Η σελίδα Attention του Ekvi απαριθμεί τι έχει καθυστερήσει, τι λήγει σύντομα και τι αξίζει παρακολούθηση, εταιρεία προς εταιρεία, με το άρθρο του Νόμου στο οποίο στηρίζεται κάθε θέμα. Τα σήματα περιλαμβάνουν τις προθεσμίες ΗΕ12, ΗΕ57 και ΗΕ14, ειδοποιήσεις UBO, την εξουσία των διευθυντών, το περιθώριο δικαιωμάτων και αποθέματος και το περιθώριο εγκεκριμένου κεφαλαίου. Για ένα γραφείο, το πρωινό ερώτημα της Δευτέρας «ποιος πελάτης έχει κάτι σε καθυστέρηση;» απαντιέται από μία οθόνη αντί να ανοίξουν πενήντα αρχεία. Οι αριθμοί εμφανίζονται ανά εταιρεία και σκόπιμα δεν αθροίζονται ποτέ μεταξύ πελατών.

Οι προθεσμίες προκύπτουν από γεγονότα

Οι προθεσμίες απορρέουν από όσα συνέβησαν. Το ΗΕ12 οφείλεται εντός ενός μηνός από την έκδοση μετοχών (άρθρο 51), το ΗΕ57 εντός 14 ημερών από την καταχώριση της μεταβίβασης στο μητρώο (άρθρο 113Α), το ΗΕ14 εντός 15 ημερών από το ψήφισμα αύξησης κεφαλαίου (άρθρο 62) και αντίγραφο ειδικού ψηφίσματος εντός 15 ημερών από την έγκρισή του (άρθρο 137). Το Ekvi υπολογίζει κάθε ημερομηνία από το καταχωρισμένο γεγονός, ώστε το χρονόμετρο να ξεκινά όταν καταγράφεται το γεγονός και όχι όταν κάποιος θυμηθεί. Μια υποβολή που έγινε με καθυστέρηση κρατά το σημάδι της, και το γραφείο βλέπει ποιες καθυστέρησαν. Ο Έφορος Εταιρειών επιβάλλει διοικητικές ποινές για καθυστέρηση σε αυτά τα έντυπα, και αυτός είναι ο εμπορικός λόγος να ενδιαφέρεστε.

Το Ekvi δεν υποβάλλει για εσάς· ο Έφορος δεν διαθέτει διεπαφή υποβολής. Ετοιμάζει το φύλλο δεδομένων, την υπενθύμιση (ροή ημερολογίου που μπορεί να συνδεθεί σε οποιαδήποτε εφαρμογή ημερολογίου) και καταγράφει την απόδειξη όταν υποβάλετε.

Οι πελάτες μένουν χωριστά

Ο χειρότερος κίνδυνος ενός γραφείου είναι να δείξει στον έναν πελάτη τους μετόχους του άλλου. Το Ekvi κρατά το αναγνωριστικό της εταιρείας σε κάθε πίνακα και χρησιμοποιεί ασφάλεια σε επίπεδο γραμμής της Postgres (row-level security), οπότε ένα ερώτημα που δεν κατονομάζει εταιρεία αποτυγχάνει αντί να επιστρέψει κενή σελίδα. Δεν στηριζόμαστε σε φίλτρο σε κάθε ερώτημα· αρνείται η ίδια η βάση δεδομένων. Οι ρόλοι ταιριάζουν στη δουλειά: οι διαχειριστές καταχωρούν, οι θεατές και οι ελεγκτές διαβάζουν τα πάντα και ο εργαζόμενος βλέπει μόνο τις δικές του μετοχές και παραχωρήσεις.

Ορατότητα με τη συγκατάθεση του πελάτη

Ο συνεργάτης βλέπει μια εταιρεία πελάτη με δύο ξεχωριστούς τρόπους. Η εταιρεία που έφερε το γραφείο εμφανίζεται στην κονσόλα συνεργάτη με την κατάστασή της (demo, δοκιμή, ενεργή, αρχειοθετημένη), που το γραφείο ήδη γνωρίζει. Πέραν αυτού, το γραφείο βλέπει τους αριθμούς Attention της εταιρείας μόνο αν ο διαχειριστής της δώσει συγκατάθεση στη σελίδα Partner της εταιρείας, και μπορεί να την ανακαλέσει οποτεδήποτε. Η κονσόλα δείχνει αριθμούς, ποτέ το μητρώο. Για να δουλέψει το προσωπικό του γραφείου μέσα στον πίνακα κεφαλαίου ενός πελάτη, γίνεται μέλος μέσω της συνήθους πρόσκλησης, με τους ίδιους ρόλους όπως όλοι.

Τι κοστίζει

Στην αρχική σελίδα, το πρόγραμμα Company κοστίζει €49 τον μήνα ή €490 τον χρόνο ανά εταιρεία. Το πρόγραμμα Partner τιμολογείται κλιμακωτά ανά εταιρεία ανά μήνα: €25 για τις πρώτες 10 εταιρείες, €18 μέχρι 50, €12 μέχρι 200 και €8 πέραν αυτών, με ελάχιστο €150 τον μήνα, ενώ οι αρχειοθετημένες εταιρείες δεν χρεώνονται. Το γραφείο ορίζει τη δική του τιμή προς τους πελάτες. Υπάρχει και μοντέλο παραπομπής, όπου οι πελάτες πληρώνουν απευθείας στο Ekvi. Η εισαγωγή υπάρχοντος μητρώου και ο έλεγχος υγείας είναι δωρεάν, οπότε το γραφείο μπορεί να φορτώσει το μητρώο ενός πελάτη πριν αποφασίσει.

Τι να ελέγξετε πριν τη μεταφορά

• Μπορεί το μητρώο να φορτωθεί με τις αρχικές ημερομηνίες; Δείτε Μεταφορά του μητρώου στο Ekvi.
• Χρειάζεται το γραφείο δικό του διακομιστή; Το Ekvi εγκαθίσταται στις εγκαταστάσεις σας· δείτε Ekvi on-premises (διαθέσιμο στα αγγλικά).
• Ποιος στο γραφείο χρειάζεται δικαίωμα εγγραφής και ποιος μόνο ανάγνωσης;

Το μητρώο τηρείται σε γραφείο της εταιρείας ή του προσώπου που το τηρεί για λογαριασμό της και, για εταιρεία εγγεγραμμένη στη Δημοκρατία, όχι σε τόπο εκτός Δημοκρατίας (άρθρο 105(2)-(4)). Πώς εφαρμόζεται αυτό σε ηλεκτρονικά δεδομένα και στον τόπο φιλοξενίας είναι ερώτημα που λύνεται με τον σύμβουλο του πελάτη πριν από τη μεταφορά.

Το Ekvi είναι εργαλείο τήρησης αρχείων και δεν παρέχει νομικές ή φορολογικές συμβουλές.