Παραλαβή μητρώου μελών πελάτη κυπριακής εταιρείας: τι ελέγχετε πρώτα

Όταν παραλαμβάνετε μια εταιρεία, παραλαμβάνετε και το παρελθόν της. Το μητρώο μπορεί να είναι δεμένο βιβλίο, λογιστικό φύλλο ή PDF του προηγούμενου παρόχου, και οι υποβολές μπορεί να έχουν γίνει ή όχι. Κάντε τους ελέγχους με αυτή τη σειρά και σε μία ώρα θα ξέρετε τι αξίζει ο φάκελος.

1. Υπάρχουν τα στοιχεία του άρθρου 105;

Το άρθρο 105(1) απαριθμεί τι περιέχει το μητρώο. Για κάθε μέλος:

• όνομα και διεύθυνση·
• οι μετοχές που κατέχει (με αριθμό, όπου οι μετοχές έχουν αριθμό) και το ποσό που καταβλήθηκε ή θεωρείται ότι καταβλήθηκε·
• η ημερομηνία εγγραφής του προσώπου ως μέλους·
• η ημερομηνία που το πρόσωπο έπαψε να είναι μέλος.

Μετρήστε τα μέλη που λείπει κάτι από αυτά. Οι ημερομηνίες εγγραφής και παύσης χάνονται συχνότερα, επειδή ένα φύλλο που δείχνει μόνο τους σημερινούς κατόχους τις έχει αντικαταστήσει. Το μητρώο τηρείται επίσης σε γραφείο εντός της Δημοκρατίας και ο Έφορος ειδοποιείται πού· ελέγξτε ότι η ειδοποίηση ταιριάζει με την πραγματικότητα.

2. Έχει υποβληθεί κάθε κατανομή και μεταβίβαση;

Για κάθε κατανομή αναζητήστε το ΗΕ12 (ένας μήνας από την κατανομή, άρθρο 51). Για κάθε μεταβίβαση μετοχών ιδιωτικής εταιρείας το ΗΕ57 (14 ημέρες από την εγγραφή στο μητρώο μελών, άρθρο 113Α). Για κάθε αύξηση κεφαλαίου το ΗΕ14 (15 ημέρες από την απόφαση, άρθρο 62). Αν η εταιρεία έχει ψήφισμα του οποίου αντίγραφο πρέπει να παραδοθεί στον Έφορο, ισχύει το ίδιο (άρθρο 137, 15 ημέρες).

Όπου λείπει ένα έντυπο, η ημερομηνία που έπρεπε να υποβληθεί είναι η ημερομηνία που θα θέσετε στον πελάτη. Όπου μια εγγραφή παραλείφθηκε από το μητρώο ή η παύση ιδιότητας μέλους καταχωρήθηκε αργά, το άρθρο 111 προβλέπει διόρθωση του μητρώου με αίτηση στο δικαστήριο· ενημερώστε τον πελάτη πριν το ανακαλύψει μόνος του.

3. Χωρούν οι εκδοθείσες μετοχές στο εγκεκριμένο κεφάλαιο;

Αθροίστε τις εκδοθείσες μετοχές ανά τάξη και συγκρίνετέ τες με το εγκεκριμένο κεφάλαιο του καταστατικού εγγράφου και κάθε μεταγενέστερης αύξησης. Αν στους συμβούλους δόθηκε εξουσία κατανομής με απόφαση αύξησης κεφαλαίου, η εξουσία αυτή διαρκεί το πολύ πέντε χρόνια (άρθρο 62(2)). Ελέγξτε ότι δεν έχει λήξει. Το Ekvi αρνείται κατανομή πέραν του εγκεκριμένου κεφαλαίου, άρα μια εισαγωγή που περιέχει τέτοια θα φανεί στην προεπισκόπηση.

4. Τι μένει έξω από το μητρώο;

Τα δικαιώματα προαίρεσης, τα SAFE, τα ASA και τα μετατρέψιμα ομόλογα δεν είναι μετοχές πριν από τη μετατροπή και δεν εγγράφονται στο μητρώο. Ζητήστε τα χωριστά. Ένα cap table που τα αναμιγνύει δείχνει συχνά ότι ούτε το ίδιο το μητρώο τηρήθηκε χωριστά.

Εισαγωγή: αρχικές ημερομηνίες ή τρέχουσες θέσεις

Το Ekvi εισάγει αρχείο CSV (το πρότυπο ανοίγει στο Excel). Πριν καταγραφεί οτιδήποτε βλέπετε προεπισκόπηση του τι θα καταγραφεί, του τι απορρίπτει κάποιος κανόνας του Κεφ. 113 και του τι δεν βγαίνει. Είτε καταγράφονται όλα είτε τίποτα.

Πρώτα επιλέγετε έναν από δύο τρόπους:

• Μόνο τρέχουσες θέσεις. Η θέση κάθε κατόχου καταγράφεται ως αρχικό υπόλοιπο σε μία ημερομηνία. Το ιστορικό πριν από αυτήν δεν υπάρχει στο Ekvi, δεν προκύπτουν υποβολές από αυτό και οι παλιές υποβολές δεν ελέγχονται. Η ημερομηνία εγγραφής που εμφανίζεται για αυτά τα μέλη είναι η ημερομηνία έναρξης, όχι η ημερομηνία που έγιναν μέλη.
• Πλήρες ιστορικό με αρχικές ημερομηνίες. Κάθε κατανομή και μεταβίβαση καταγράφεται με τη δική της ημερομηνία. Το Ekvi υπολογίζει τις προθεσμίες ΗΕ12 και ΗΕ57 από αυτές τις ημερομηνίες και κάθε υποβολή που δεν σημειώσατε ως υποβληθείσα κατά την εισαγωγή εμφανίζεται ως εκπρόθεσμη.

Η επιλογή εξαρτάται από το αρχείο. Αν έχετε τα βιβλία πρακτικών, χρησιμοποιήστε ιστορικό και σημειώστε ως υποβληθέντα όσα μπορείτε να αποδείξετε. Αν έχετε μόνο λίστα σημερινών κατόχων, χρησιμοποιήστε θέσεις και πείτε το στον πελάτη.

Ο δωρεάν έλεγχος υγείας

Μετά την εισαγωγή, το Ekvi παράγει PDF ελέγχου υγείας για ημερομηνία της επιλογής σας. Απαριθμεί τι δείχνει το μητρώο έναντι των κανόνων που είναι καταγεγραμμένοι στο Ekvi: στοιχεία του άρθρου 105 που λείπουν, υποβολές που λήγουν ή είναι εκπρόθεσμες, κενά στα στοιχεία πραγματικών δικαιούχων, περιθώριο εγκεκριμένου κεφαλαίου, δικαιώματα προαίρεσης χωρίς αποτίμηση. Κάθε γραμμή φέρει τον κανόνα, το άρθρο και την κατάσταση αποδοχής του κανόνα, μαζί με τη μέτρηση των πενήντα μελών και το εγκεκριμένο κεφάλαιο ανά τάξη. Δεν κάνει καμία σύσταση για τη δομή και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Αποθηκεύεται ως έγγραφο στο Data Room της εταιρείας.

Αν το ιστορικό υπάρχει μόνο σε χαρτί, η ανασύστασή του από έγγραφα είναι ξεχωριστή υπηρεσία, από την τιμή που αναγράφεται στη σελίδα, με προσφορά ανά εταιρεία.

Σύνοψη

Στοιχεία μελών, υποβολές, κεφάλαιο, χρηματοπιστωτικά μέσα. Έπειτα εισαγωγή με τον τρόπο που ταιριάζει σε αυτό που πραγματικά έχετε.

Για να βάλετε στο ημερολόγιό σας την προθεσμία μιας υποβολής που λείπει, χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο προθεσμιών.

Το Ekvi είναι εργαλείο τήρησης αρχείων και δεν παρέχει νομικές ή φορολογικές συμβουλές.