Μητρώο μελών κυπριακής εταιρείας: Ekvi ή υπολογιστικό φύλλο;

Οι περισσότερες κυπριακές εταιρείες ξεκινούν με ένα υπολογιστικό φύλλο, και για μια εταιρεία με δύο μετόχους αυτό αρκεί. Τα προβλήματα έρχονται αργότερα: νέα έκδοση μετοχών, μεταβίβαση ανάμεσα σε ιδρυτές, δικαίωμα προαίρεσης για τον πρώτο υπάλληλο και ένας λογιστής που ρωτά πώς ήταν το μητρώο στο τέλος της χρήσης. Ο οδηγός συγκρίνει τους δύο τρόπους τήρησης του μητρώου μελών και λέει πότε το φύλλο αρκεί.

Τι ζητά ο Νόμος από το μητρώο

Το άρθρο 105(1) του Κεφ. 113 απαιτεί το μητρώο να περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις των μελών, τις μετοχές που κατέχει το καθένα και το ποσό που καταβλήθηκε, την ημερομηνία εγγραφής κάθε προσώπου ως μέλους και την ημερομηνία που έπαψε να είναι μέλος. Το άρθρο 371 επιτρέπει την τήρηση με οποιονδήποτε τρόπο εκτός από δεσμευμένο βιβλίο, εφόσον λαμβάνονται επαρκή μέτρα κατά της παραποίησης και για τη διευκόλυνση της ανακάλυψής της. Ο Νόμος λοιπόν δεν απαγορεύει το υπολογιστικό φύλλο. Ζητά το αρχείο να είναι αξιόπιστο και ανευρέσιμο.

Πού αποτυγχάνει το φύλλο

Ημερομηνίες. Το φύλλο δείχνει το σήμερα. Η ερώτηση της τράπεζας, του ελεγκτή ή του αγοραστή είναι τι έδειχνε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Αν το φύλλο αντικαθίσταται σε κάθε αλλαγή, η προηγούμενη κατάσταση υπάρχει μόνο αν κάποιος κράτησε αντίγραφο.

Όρια. Τίποτα δεν εμποδίζει ένα λάθος πληκτρολόγησης να εκδώσει περισσότερες μετοχές από το εγκεκριμένο κεφάλαιο, να μεταβιβάσει περισσότερες μετοχές από όσες έχει ο κάτοχος ή να δώσει δικαίωμα προαίρεσης με τιμή άσκησης κάτω από την ονομαστική αξία. Το Κεφ. 113 απαιτεί μετοχές σταθερής ονομαστικής αξίας (άρθρο 4(4)) και τιμή άσκησης κάτω από την ονομαστική δεν επιτρέπεται στην πράξη (άρθρο 56). Ένα κελί δεν ξέρει τι είναι ονομαστική αξία.

Υποβολές. Μετά από έκδοση μετοχών ακολουθεί δήλωση εντός ενός μηνός (ΗΕ12, άρθρο 51), μετά από μεταβίβαση μετοχών ιδιωτικής εταιρείας ειδοποίηση εντός 14 ημερών από την καταχώρισή της στο μητρώο (ΗΕ57, άρθρο 113Α), μετά από αύξηση κεφαλαίου ειδοποίηση εντός 15 ημερών από το ψήφισμα (ΗΕ14, άρθρο 62). Στο φύλλο η προθεσμία ζει στο ημερολόγιο κάποιου, αν ζει κάπου. Ο Έφορος Εταιρειών επιβάλλει διοικητική ποινή για καθυστέρηση σε έντυπα όπως το ΗΕ12 και το ΗΕ57.

Διορθώσεις. Λανθασμένη εγγραφή στο μητρώο διορθώνεται με αίτηση στο δικαστήριο (άρθρο 111). Ένα φύλλο που αλλάζει αθόρυβα δεν αφήνει ίχνος για το τι άλλαξε, πότε και από ποιον.

Τι κάνει διαφορετικά το Ekvi

Κάθε έκδοση, μεταβίβαση, παραχώρηση και μετατροπή καταχωρείται ως χρονολογημένο γεγονός. Το γεγονός δεν τροποποιείται ποτέ· το λάθος διορθώνεται με αντιλογισμό, ώστε το ιστορικό να μένει ακέραιο. Το μητρώο υπολογίζεται από τα γεγονότα μέχρι την ημερομηνία που επιλέγετε: μέλη, μετοχές, πλήρως κατανεμημένος πίνακας, δικαιώματα και απόθεμα, όπως ήταν την 31η Δεκεμβρίου του περασμένου έτους.

Στα όρια το Ekvi αρνείται και λέει ποιον έλεγχο εφάρμοσε. Έκδοση πέραν του εγκεκριμένου κεφαλαίου, μεταβίβαση πέραν του υπολοίπου, άσκηση πέραν του κατοχυρωμένου, τιμή άσκησης κάτω από την ονομαστική: κάθε περίπτωση αρνείται συγκεκριμένος έλεγχος και τίποτα δεν στρογγυλοποιείται ή υποτίθεται αθόρυβα.

Μετά από κάθε γεγονός το Ekvi υπολογίζει την υποβολή που ακολουθεί και την προθεσμία της από τους κανόνες που είναι καταγεγραμμένοι στο σύστημα, δείχνει στη σελίδα Attention τι εκκρεμεί ή έχει καθυστερήσει με το άρθρο του Νόμου, και δημοσιεύει τις ημερομηνίες ως ροή ημερολογίου. Αποσπάσματα μητρώου και φύλλα δεδομένων για ΗΕ12 και ΗΕ57 παράγονται σε PDF στο Data Room της εταιρείας. Το Ekvi δεν υποβάλλει για εσάς: ο Έφορος δεν διαθέτει διεπαφή υποβολής, οπότε το έντυπο υποβάλλετε εσείς ή ο γραμματέας σας.

Ένα παράδειγμα

Εταιρεία έχει 1.000 συνήθεις μετοχές των €1, με δύο ιδρυτές. Στις 14 Μαρτίου 2026 εκδίδει 250 μετοχές σε επενδυτή· στις 2 Ιουνίου ο ένας ιδρυτής μεταβιβάζει 100 μετοχές στον άλλο.

Στο φύλλο η έκδοση του Μαρτίου αντικαθιστά τον αριθμό των μετοχών. Τον Ιούνιο κανείς δεν μπορεί να πει ποιος κατείχε τι τον Απρίλιο. Το ΗΕ12 έληγε στις 14 Απριλίου· το ΗΕ57 για τη μεταβίβαση λήγει 14 ημέρες μετά την καταχώρισή της στο μητρώο, δηλαδή στις 16 Ιουνίου αν καταχωρίστηκε στις 2 Ιουνίου.

Στο Ekvi το μητρώο στις 30 Απριλίου δείχνει τον επενδυτή με 250 μετοχές και τους ιδρυτές με τις αρχικές τους, γιατί μόνο η έκδοση προηγείται. Το ίδιο μητρώο στις 30 Ιουνίου δείχνει και τη μεταβίβαση. Οι προθεσμίες ΗΕ12 και ΗΕ57 εμφανίζονται στη σελίδα Attention από τη μέρα που καταχωρίζεται το κάθε γεγονός.

Πότε αρκεί το φύλλο

Αν η εταιρεία έχει λίγα μέλη, δεν εκδίδει δικαιώματα προαίρεσης, δεν έχει επενδυτές και κανείς δεν χρειάζεται το μητρώο σε παλιά ημερομηνία, ένα προσεγμένο φύλλο με αποθηκευμένα αντίγραφα μπορεί να καλύπτει το καθήκον. Το σημάδι ότι δεν καλύπτει πια είναι η πρώτη φορά που σας ζητούν παλιά ημερομηνία ή την υποβολή που ξεχάσατε.

Για να βάλετε μια προθεσμία υποβολής στο ημερολόγιό σας, χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο προθεσμιών.

Το Ekvi είναι εργαλείο τήρησης αρχείων και δεν παρέχει νομικές ή φορολογικές συμβουλές.